Gastos

Gastos de Odoo agiliza la gestión de los gastos. Los empleados pueden introducir sus gastos, los gerentes pueden aprobarlos y los contadores pueden registrarlos y procesar los pagos.

Como configurar los tipos de gasto

El primer paso para realizar un seguimiento de los gastos es configurar los tipos de gastos (gestionados como productos en Odoo) que su empresa permite, desde el menú Configuración. Cuando se reembolsa un gasto específico a un precio fijo, establezca un costo en el producto. De lo contrario, mantenga el costo en 0.0 y los empleados informarán el costo real por gasto.

Estos son algunos de los ejemplos:

• Restaurante:

  • Costo: 0.00 (el costo del boleto se registrará en cada gasto)

• Viaje con automóvil personal:

  • Costo: 0.30 (el precio por kilómetro reembolsado por la empresa es fijo)

• Hotel:

  • Costo: 0.00 (el costo del boleto se registrará en cada gasto)

• Otros:

  • Coste: 0.0

No olvide establecer un impuesto de gastos en cada tipo de gasto (y una cuenta si utiliza la aplicación de Contabilidad). Por lo general es una buena práctica utilizar un impuesto que se configura con Impuesto incluido en el precio. De esta manera, los empleados reportan los gastos con los precios incluyendo los impuestos, que suele ser el comportamiento esperado.

Cómo registrar gastos

Manualmente

Como empleado (Empleado en los derechos de acceso de usuario), puede registrar los gastos desde Mis gastos ‣ Gastos a presentar.

1. Seleccione el producto relacionado e introduzca el importe total que ha pagado (con Cantidad = 1) o el precio unitario si la Cantidad es contable (por ejemplo, número de noches de hotel).

2. Introduzca la fecha del gasto.

3. Elija si pagó la factura por su cuenta (y espera el reembolso) o si la empresa pagó directamente (por ejemplo, si utilizó la tarjeta de crédito de una empresa).

4. Establezca la referencia de la factura, añada algunas notas si es necesario y adjunte una foto/escaneo del recibo desde el hilo de discusión. De este modo, será más fácil que el gerente y el contador lo validen.

Con un solo clic desde los correos electrónicos

Deje que sus empleados registren sus gastos desde un simple correo electrónico. Haga una captura del recibo y envíelo por correo electrónico, ¡o simplemente reenvíe una factura!

Lo único que hay que hacer es configurar un seudónimo de correo electrónico en Gastos ‣ Configuración ‣ Ajustes (por ejemplo, gastos @miempresa.odoo.com). Por motivos de seguridad, sólo se aceptan los correos electrónicos autentificados de los empleados (cfr. Correo electrónico del trabajo en el formulario de detalles del empleado).

Cómo enviar los gastos a los gerentes

Cuando esté listo para enviar sus gastos a su gerente (por ejemplo, al final de un viaje de negocios, o una vez al mes), vaya al menú Mis gastos ‣ Gastos a enviar. Seleccione todos los gastos de la vista de lista y haga clic en Acción ‣ Enviar al gerente. Guarde el nuevo reporte de gastos (es decir, el conjunto de gastos), y espere a que su gerente lo apruebe.

También puede enviar los gastos uno por uno desde el botón Enviar al gerente en la vista del formulario de un gasto.

Puede encontrar todos sus reportes de gastos enviados en Gastos ‣ Mis Gastos ‣ Reportes de Gastos.

Cómo aprobar gastos

Los gerentes de recursos humanos y de equipo obtienen una descripción general de todos los informes de gastos para validar desde el menú superior :menuselection: Para aprobar -> Informes de gastos para aprobar. Dichos usuarios deben tener al menos derechos de acceso de Personal para los Gastos.

Pueden revisar los reportes de gastos, aprobarlos o rechazarlos, así como proporcionar retroalimentación gracias a la herramienta integrada de comunicación.

Como gerente de un equipo, puede encontrar fácilmente los reportes de gastos de los miembros de su equipo. Es necesario que se defina como gerente en el formulario detallado de esos empleados.

Cómo contabilizar los gastos en la aplicación contabilidad

Una vez que los gerentes aprueban los reportes de gastos, el departamento de contabilidad se dirigirá a Gastos ‣ Contador ‣ Reportes de gastos a contabilizar para verificar las cuentas, los productos y los impuestos. Pueden hacer clic en Contabilizar asientos para contabilizar los asientos relacionados en sus libros. Para hacerlo, el usuario debe tener los siguientes derechos de acceso:

• Contabilidad: Contador o asesor

• Gastos: Responsable

Cómo reembolsar a los empleados

Ahora podrá ver todos los reportes de gastos a reembolsar en :menuselección:`Gastos --> Contador --> Reportes de gastos a pagar`. Para registrar el pago o pagar con cheque, haga clic en Registrar un pago.

Vea cómo puede administrar fácilmente el proceso de pago en Odoo:

• Pagar con cheques

• Pagar con SEPA

¿Cómo volver a facturar gastos a sus clientes?

Si hace un seguimiento de los gastos de los proyectos de sus clientes, puede cobrarlos automáticamente a sus clientes.

Configurar

• Activar la facturación de clientes en la configuración de los gastos

• Vaya al menú de configuración del producto y establezca el método de facturación de todos sus tipos de gastos:

  • Cantidades ordenadas: facturará los gastos en función de la cantidad ordenada.

  • Cantidades entregadas: facturará los gastos en función de la cantidad de gastos

  • Al costo: facturará los gastos según su costo real.

  • A precio de venta: facturará en base a un precio de venta fijo establecido en la orden de venta.

Crear una orden

• Como vendedor, cree y confirme una orden de venta para los servicios prestados a su cliente. Si no pone ningún gasto en la orden, se añadirá automáticamente una vez que el contador lo registre.

• Vincular el gasto a la orden de venta.

Enviar, validar y registrar gastos

• Como gerente, asegúrese de que la cuenta analítica esté definida en cada línea de gasto en los reportes de aprobación de gastos. Haga clic en la línea para añadir una si hace falta. Los empleados podrán establecer una al momento de enviar el reporte.

• Como contador, publique asientos de diario.

Gastos de factura

Ahora puede facturar la orden. Aparecerá en Ventas ‣ Facturación ‣ Ventas a facturar. Se añaden automáticamente los gastos en las líneas de la orden. Estos elementos aparecen en azul (ej. a facturar).

(ej. a facturar).